Choisir sa solution de signature de documents en ligne

signature de documents

Le monde traditionnel du papier prend le pas sur les processus numériques dans de multiples domaines de premier plan, notamment la santé, la construction immobilière, la comptabilité et finances. Si vous évaluez des solutions de signature électronique, on vous recommande de prendre en compte quelques caractéristiques dans votre décision. Pour aider à assurer une bonne adéquation avec votre entreprise, tenez compte de quelques conseils tout en sachant ce que c’est une signature électronique. Ce sont des choses à rechercher lors de la sélection d’une solution de signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

L’idée du bureau sans papier est d’éliminer ou de réduire le papier dans les processus commerciaux. Cela n’aide pas seulement l’environnement, mais augmente surtout la productivité et contribue à rationaliser les processus. La conversion de documents et de papier en processus numériques est connue sous le nom de numérisation. Mais une tendance claire peut être observée dans les processus commerciaux : les signatures électroniques deviennent de plus en plus populaires dans de nombreuses transactions, ce qui constitue un large mouvement vers le bureau sans papier.

Une signature électronique est un moyen numérique juridiquement contraignant de signer des documents en ligne. L’utilisation d’une signature électronique est un avantage concurrentiel pour toutes les entreprises qui nécessitent des signatures : accords, contrats de vente, bons de commande, accords de non-divulgation (NDA) et bien d’autres. Un ou plusieurs signataires utilisent un logiciel pour signer un document dans un navigateur ou sur des appareils mobiles. Le processus de signature rapide et intuitif de la solution sur ce site prend généralement 10 secondes ou moins, ou un ou deux clics de souris, ce qui signifie moins de résistance ou de réticence de la part des signataires. 

Types de signatures électroniques

Il existe plusieurs types de signatures, notamment des images numérisées, des signatures manuscrites, des empreintes digitales ou des scans de rétine ou des signatures cryptographiques. Mais à part les signatures électroniques, il existe deux autres variantes : les signatures électroniques avancées qui sont liées au signataire et aux données du document qui permettent de détecter les changements dans un document et les signatures électroniques qualifiées sont créées par un appareil et sont basées sur des certificats pour les signatures électroniques. Mais ces types avancés de signatures électroniques sont-ils nécessaires pour avoir un contrat juridiquement contraignant ? La réponse courte à la question, si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes, est « Oui ». Cela dépend toujours de la situation et il existe certainement des procédures commerciales où « l’encre humide » est toujours nécessaire. Mais la plupart des transactions peuvent déjà être résolues avec une signature en ligne.

Comment choisir une solution de signature électronique

Une signature en ligne doit avant tout être multi-appareil et multi-navigateur. Outre la tarification et l’évolutivité, plusieurs aspects importants doivent être pris en compte lors du choix d’une solution de signature électronique. La possibilité de signer des documents sur n’importe quel appareil permet de rationaliser et d’accélérer les processus de transaction. La solution doit permettre de signer le document sur n’importe quel appareil dans n’importe quel navigateur. La solution doit être entièrement personnalisable et intégrable dans l’infrastructure logicielle de l’entreprise. Une API entièrement programmable doit être disponible pour personnaliser le processus de signature.

Outre cela, les documents ne doivent pas être stockés sur des serveurs tiers et vous devez en prendre le contrôle. En fonction de vos besoins, les documents doivent être stockés où vous souhaitez les stocker (sur site ou dans le cloud). Mais le vendeur de la solution de signature électronique ne devrait pas être responsable de vos données. De plus, les documents compatibles MS Word et non seulement les documents PDF doivent être signés. Les meilleures solutions permettent de créer les documents de manière dynamique avant de les présenter à l’utilisateur final pour signature. Les données dynamiques sont fusionnées dans des modèles afin de créer le document à signer.

La loi derrière les signatures électroniques

La plupart des transactions peuvent déjà être résolues avec une signature électronique. C’est donc un symbole ou processus électronique, attaché ou logiquement associé à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne avec l’intention de signer le document.

La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national et la loi uniforme sur les transactions électroniques prévoient quatre exigences pour qu’une signature électronique soit reconnue comme valide. Il y a l’intention de signer : chaque partie a l’intention de signer. Après cela, il existe un consentement à faire des affaires par voie électronique. Les parties à la transaction doivent consentir à faire des affaires par voie électronique. Puis, on a aussi l’Association de la signature au procès-verbal. Pour cela, le logiciel utilisé pour capturer la transaction doit conserver un enregistrement associé. Et en dernier et non le moindre la conservation des dossiers. Les enregistrements doivent être reproductibles par toutes les parties référencées.

 

 

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