Pour une collectivité territoriale, le bon logiciel de gestion électronique documentaire (GED) est celui qui répond aux besoins des services tout en permettant de respecter les règles de protection et de conservation des documents. Il doit notamment faciliter la gestion des accès, la traçabilité et l’application des durées de conservation. Lorsque les archives publiques nécessitent des fonctions spécifiques, une connexion à un système d’archivage électronique (SAE) peut être nécessaire.
Il n’existe pas de logiciel universellement adapté à toutes les collectivités. Une solution spécialisée dans les dossiers RH ne répond pas forcément aux mêmes attentes qu’une plateforme documentaire transversale ou qu’un SAE. Le choix dépend donc des documents traités, des applications existantes et des garanties réellement démontrées par le prestataire. L’achat d’une GED ne garantit pas, à lui seul, la conformité au RGPD.
Quels critères RGPD vérifier dans une GED ?
Une GED ne se choisit pas seulement pour ses fonctions de classement et de recherche. Elle doit permettre à la collectivité de mettre en œuvre les règles applicables à ses traitements de données personnelles.
La CNIL rappelle, dans ses principes de protection des données en collectivité, plusieurs exigences essentielles : finalité déterminée, pertinence des informations collectées, durée de conservation limitée, sécurité et respect des droits des personnes.
Pour traduire ces principes dans un projet GED, quatre contrôles sont particulièrement utiles :
- Les habilitations : vérifier que les accès peuvent être organisés selon les responsabilités des agents et la sensibilité des documents.
- La traçabilité : demander comment les opérations documentaires sont enregistrées et comment les événements peuvent être contrôlés.
- Les durées de conservation : déterminer les règles applicables à chaque catégorie de dossiers avant de les paramétrer.
- La sécurité : examiner les dispositifs de protection, les sauvegardes et les procédures de gestion des incidents en fonction des risques.
Le point décisif concerne les durées. Un dossier d’agent, un document administratif et une pièce destinée aux archives publiques ne relèvent pas nécessairement des mêmes règles. La collectivité doit donc disposer d’un tableau de gestion documentaire précisant, pour les catégories concernées, la durée justifiée, le fondement de cette durée et le sort final prévu.
Comment juger une solution ? Si la GED permet d’appliquer les règles préalablement validées, elle reste candidate. Si le paramétrage ne permet pas de respecter ces règles, il faut le revoir ou compléter l’architecture. Si les possibilités du logiciel sont inconnues, une démonstration est nécessaire avant validation. Une échéance de conservation ne doit jamais être assimilée automatiquement à une autorisation de destruction d’archives publiques.
GED ou SAE : que faut-il pour les archives publiques ?
La distinction entre GED et SAE est essentielle lorsqu’une collectivité doit conserver des documents numériques sur le long terme.
Une GED facilite la gestion quotidienne : classement, recherche, consultation et circulation des documents. Un SAE répond à des fonctions archivistiques spécifiques, notamment le versement, la conservation, le contrôle d’intégrité et la restitution des archives. Ces fonctions peuvent être assurées par des systèmes interconnectés, selon l’architecture retenue.
Le RGPD n’est pas l’unique référence juridique. Les articles L212-2 et L212-3 du Code du patrimoine encadrent la sélection des archives publiques et les conditions de leur élimination. L’article R212-14 du Code du patrimoine précise les règles relatives au visa d’élimination et à certaines autorisations particulières.
En conséquence, une GED ne doit pas supprimer librement une archive publique au seul motif que la durée configurée est arrivée à son terme. Le service d’archives compétent doit être associé à la définition des procédures applicables.
Comment décider entre GED seule et GED associée à un SAE ?
- Les besoins de gestion courante sont identifiés : examiner si les fonctionnalités de la GED couvrent les usages documentaires concernés, sans présumer qu’elles suffisent à toutes les obligations archivistiques.
- Des fonctions d’archivage spécifiques sont nécessaires : vérifier si l’architecture existante les assure ou si une connexion à un SAE doit être prévue. Demander la description des versements, des contrôles d’intégrité et des procédures d’élimination.
- La couverture fonctionnelle n’est pas démontrée : conserver le choix en suspens et organiser une démonstration sur des documents représentatifs.
Exemple hypothétique : un dossier administratif est d’abord classé et utilisé dans une GED. Lorsque sa gestion courante prend fin, son devenir dépend des règles documentaires validées : maintien en conservation, versement dans un dispositif archivistique ou élimination selon les autorisations applicables. Aucun délai uniforme ne peut être déduit de cet exemple.
Un SAE comme asalae, présenté par Libriciel, illustre les fonctions de versement, de contrôle d’intégrité, de conservation et de restitution à examiner. Cela ne signifie ni qu’asalae est obligatoire ni que toutes les GED peuvent lui transmettre directement leurs documents.
Quelles solutions examiner selon les usages de la collectivité ?
Avant de comparer des éditeurs, il faut distinguer trois besoins : la gestion documentaire transversale des services, la gestion d’un dossier métier particulier et l’archivage électronique.
| Besoin de la collectivité | Solution à examiner | Point décisif |
|---|---|---|
| Classer et partager les documents de plusieurs services | GED transverse | Habilitations, recherche, classement et intégration aux applications existantes |
| Gérer les dossiers individuels des agents | GED métier RH, comme l’offre publique présentée par Efalia | Classement des dossiers, gestion des accès et connexion au SIRH |
| Assurer des fonctions d’archivage électronique | SAE, comme asalae présenté par Libriciel | Versements, intégrité, conservation, restitution et procédures d’élimination |
Selon sa documentation, Efalia propose une solution de GED RH publique consacrée aux dossiers des agents, avec notamment des fonctions de classement, de gestion des droits et d’intégration au système d’information RH. Cette spécialisation peut justifier son examen lorsque les ressources humaines constituent le besoin principal.
Libriciel présente de son côté asalae comme un système d’archivage électronique. Il s’agit d’une autre catégorie de produit : comparer directement asalae à une GED RH pour désigner un gagnant serait trompeur.
Pour une GED transverse, aucun logiciel précis ne peut être désigné comme le meilleur à partir des éléments disponibles. La collectivité doit comparer des offres équivalentes sur un même cahier des charges, puis vérifier les modules proposés, les interfaces, les conditions d’exploitation et la capacité à répondre à ses propres flux documentaires.
Les caractéristiques mentionnées ici proviennent des documentations des éditeurs : elles constituent des pistes de sélection, pas des résultats d’essais indépendants ni des garanties de conformité RGPD.
Comment vérifier une GED avant de signer ?
Une démonstration commerciale ne suffit pas pour valider un projet. Avant de contractualiser, la collectivité doit demander des preuves correspondant à l’offre, à l’hébergement, aux traitements et aux versions effectivement envisagés.
Pour les données personnelles confiées à un prestataire, la CNIL précise les obligations du sous-traitant. Le contrat, les mesures de sécurité et les modalités de contrôle doivent être examinés avec le DPO et la DSI.
| Critère | Preuve à demander | Comment décider ? |
|---|---|---|
| Sous-traitance RGPD | Accord contractuel, engagements, sous-traitants ultérieurs | Vérifier les obligations applicables. Si les clauses sont insuffisantes, demander leur correction ; si elles manquent, différer la validation. |
| Sécurité et hébergement | Mesures de sécurité, habilitations, sauvegardes, architecture d’hébergement | Évaluer leur adéquation aux risques du projet. Une documentation incomplète appelle des précisions, pas une conclusion automatique de non-conformité. |
| Interopérabilité et réversibilité | Spécifications, formats d’export, métadonnées et conditions de restitution | Demander un test sur le périmètre retenu. Une compatibilité annoncée ne démontre pas la réussite de la reprise. |
Comment tester concrètement la réversibilité ?
Une méthode consiste à choisir un lot représentatif, à demander son export avec les métadonnées nécessaires, puis à contrôler l’intégrité et la reprise dans le système cible. Si le résultat correspond aux exigences fixées, la réversibilité est démontrée pour ce scénario seulement. En cas d’écart, une correction s’impose ; sans essai, cette capacité reste inconnue. Lorsque des échanges archivistiques sont prévus, les formats et versions SEDA compatibles peuvent faire partie du contrôle.
Enfin, comparer les devis à périmètre identique : licence ou abonnement, déploiement, migration, hébergement, maintenance, archivage et restitution des données en fin de contrat. Sans devis homogènes, aucun classement économique fiable n’est possible.
La démarche la plus solide consiste donc à faire valider les règles de conservation par les responsables compétents, à présélectionner des solutions adaptées aux usages et à exiger des preuves techniques et contractuelles avant l’arbitrage final.