Pourquoi un destructeur de documents est une pièce essentielle de l’équipement de bureau.

destruction de données personnelles

De plus en plus d’informations sont créées et stockées par voie électronique, mais il existe encore de nombreux documents qui ne peuvent pas être acceptés légalement par voie électronique. Lorsque ces documents contiennent des informations sensibles, il est de la responsabilité de l’entreprise d’en assurer la sécurité. 

Le RGPD introduit en mai 2018 a exigé des entreprises qu’elles adaptent la manière dont les données sont stockées et utilisées, bien que l’accent ait été fortement mis autour des données en ligne, le RGPD définit également comment traiter les données sur papier. 

Les documents papier qui contiennent des informations personnelles, ou des plans d’affaires, par exemple, doivent être conservés en sécurité et uniquement accessibles aux personnes autorisées, une fois que les informations deviennent obsolètes, elles doivent encore rester confidentielles et la meilleure façon de s’en assurer est de les déchiqueter. 

Les conséquences du non-déchiquetage des documents confidentiels sont dommageables pour l’entreprise. La prévention est donc toujours la meilleure forme de protection. 

Quels sont les documents professionnels qui doivent être détruits ?

Il peut être difficile de se souvenir des documents qui doivent être détruits. S‘il y a des informations personnelles telles que l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro d’identification et autres, qu’elles appartiennent à un client ou à un employé, vous devez les détruire.

Informations et procédures de bureau

Tout ce qui contient des informations sur les plans et les guides de l’entreprise, par exemple le manuel du personnel, le plan des locaux, les développements futurs, les cartes d’identité et les cartes d’accès.

Contrats et documents de vente

Dans l’intérêt de l’entreprise et de la tierce partie à l’accord, les informations sensibles telles que les coordonnées des clients, le prix et le service ne doivent pas être divulguées, même après l’expiration du contrat.

Certains contrats sont accompagnés d’un accord de confidentialité qui, s’il n’est pas respecté, annule la validité du contrat.

Pourquoi le déchiquetage est-il important ?

La sécurité des personnes est la raison prioritaire pour laquelle ces documents doivent être conservés en toute sécurité et éliminés correctement. Si une personne mal intentionnée a accès à ces informations, elles peuvent, par exemple, être utilisées en cas de vol d’identité . 

On parle d’usurpation d’identité lorsqu’un criminel utilise les informations personnelles d’une personne, telles que son adresse, son numéro d’identification et les détails de son compte, pour obtenir des produits et des services sous son nom. 

Si un criminel obtient ces informations auprès d’une entreprise, la loi prévoit que les deux parties soient pénalisées.

Pensez vert !

Toutes les entreprises doivent jouer un rôle dans la préservation de notre environnement et veiller à ce que le nombre d’arbres abattus soit le plus faible possible. Le papier correctement déchiqueté peut être facilement recyclé, ce qui garantit que les données sont détruites et que l’entreprise aide l’environnement. 

Le déchiquetage du papier contribue également à prévenir les risques d’incendie, car il est hautement inflammable. Moins nous en gardons au bureau, plus nous nous conformons aux guides de prévention des incendies.

Les conséquences du non-déchiquetage des documents

Le temps perdu et les efforts nécessaires pour traiter les problèmes liés à une élimination inadéquate des documents sont déjà de bonnes raisons d’effectuer cette tâche correctement, mais il existe également des conséquences juridiques et des dommages pour l’entreprise.

Amendes

L’Office de protection des données, le département responsable du droit à la vie privée des personnes, veille à ce que les entreprises respectent le RGPD. En cas de violation, les amendes en Irlande peuvent atteindre 100 000 €. 

Réputation de l’entreprise 

Si des documents sont volés à votre entreprise et utilisés dans le cadre d’une usurpation d’identité, par exemple, vous vous exposez non seulement à des amendes et à des procédures judiciaires, mais aussi à une atteinte à votre réputation et, par conséquent, à une perte d’activité future. 

La règle d’or pour fidéliser les clients est d’instaurer la confiance. Dans le cas d’une mauvaise manipulation d’informations sensibles, cette confiance est endommagée et il est très difficile de la reconstruire. 

Le bouche-à-oreille, électronique ou non, reste un outil marketing puissant qui apporte de nouvelles affaires par le biais de la recommandation, mais dans le cas d’une violation de données, il apporte également une publicité défavorable et une atteinte à la réputation de l’entreprise.

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